Date de mise à jour de la politique de confidentialité :
Information sur le traitement des données personnelles vous concernant par la mairie
La Mairie de la ville de Trappes (ci-après « la Mairie ») place la protection des Données Personnelles au cœur de ses missions et des services qui vous sont proposés.
La présente politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection des Données Personnelles vous concernant et a pour objectif de vous informer sur :
- Les Données Personnelles que la Mairie traite et les raisons des Traitements mis en œuvre,
- La façon dont sont utilisées ces Données Personnelles,
- Vos droits sur les Données Personnelles vous concernant.
La présente Politique s’applique aux Traitements de Données Personnelles opérés par la Mairie dans le cadre de la gestion de l’intranet mis à la disposition des agents de la Mairie. Toutes les opérations de Traitement sur les Données Personnelles vous concernant sont réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur et notamment du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles, de la loi n°78-17 « Informatique, Fichiers et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que ses décrets d’application.
Les termes commençant par une majuscule sont définis dans le glossaire de la présente politique (cf. « Glossaire » de la Politique).
Identité du responsable du traitement
Cette politique a pour objet de vous informer des Traitements de Données Personnelles vous concernant mis en œuvre par la Mairie de Trappes, 1 rue de la République, 78190 Trappes, en tant que responsable du traitement et pour la réalisation des services liés à ses missions de service public.
Comment la Mairie prend-t-elle en compte la protection des données personnelles ?
La Mairie s’engage à prendre en compte la protection des Données Personnelles vous concernant et de votre vie privée dès la conception des services qui vous sont proposés et par défaut. Pour assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice de vos droits, des mesures permettant d’assurer la protection de vos données personnelles sont mises en œuvre (ces mesures sont stipulées au sein de la présente Politique).
Quelles données personnelles sont traitées dans le cadre des activités, sur quelle base légale, pour quelle finalité et pendant combien de temps sont-elles conservées ?
Le Mairie s’engage à ne collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation des services proposés. Dans le cas où des données facultatives vous seraient demandées, la Mairie vous informe clairement sur les Données Personnelles indispensables à la réalisation du service.
Vous trouverez au sein de l’ANNEXE 1 le tableau récapitulatif vous permettant une information exhaustive concernant les Traitements de Données Personnelles effectués par la Mairie dans le cadre des services et l’exercice de ses missions (il est a noter que certains traitement font l’objet d’une information distincte et spécifique, il est donc possible qu’il n’apparaisse pas au sein de la présente politique).
Quels sont les destinataires des données personnelles vous concernant ?
Les Données Personnelles traitées dans le cadre des activités et missions de la Mairie, sont susceptibles d’être transmises aux Destinataires suivants :
- Les services de la Mairie habilités à accéder à ces informations et ayant besoin d’en connaitre ;
- Les sous-traitants de la Mairie, y compris ses prestataires techniques, dans le cadre strict des missions qui leur sont confiées ;
- Les organismes publics, les auxiliaires de justice, les avocats, les autorités administratives ou judiciaires, afin de se conformer à toute loi ou réglementation en vigueur, ou pour répondre à toute demande judiciaire ou administrative, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à la Mairie ou pour permettre à la Mairie d’assurer la défense de ses droits et intérêts.
Les données personnelles vous concernant peuvent-elles être transférées en dehors de l’union européenne ?
Les Données Personnelles traitées par la Mairie sont hébergées au sein de l’Espace Economique Européen (EEE).
Toutefois, dans la stricte limite nécessaire à l’exécution de certaines prestations spécifiques, la Mairie peut avoir recours à des sous-traitants opérant des activités de traitement en dehors de l’EEE et certaines Données Personnelles vous concernant peuvent leur être communiquées pour les stricts besoins de leurs missions. Dans ce cas, préalablement à tout transfert, la Mairie s’engage à conclure avec ces sous-traitants des clauses contractuelles types de la Commission Européenne ou toutes autres garanties appropriées nécessaires à l’encadrement et à la sécurisation de ces transferts de données personnelles.
Pour plus d’information sur le sujet, nous vous invitons à nous contacter aux coordonnées stipulées au sein de la présente politique.
Les données personnelles vous concernant sont-elles protégées ?
La Mairie s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles.
En particulier, la Mairie met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles traitées et à empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, en assurant un niveau de sécurité adapté aux risques liés au Traitement et à la nature des Données Personnelles à protéger.
Sont inclues dans les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre les mesures suivantes :
- La protection du Site par un ensemble de système de protection (exemple : firewall);
- La surveillance des flux pour détecter d’éventuelles anomalies ;
- La journalisation des évènements ;
- La formation et la sensibilisation des agents ayant accès aux Données
Personnelles ; - Le chiffrement des Données Personnelles traitées ;
- L’accès restreint aux Données Personnelles traitées aux seules personnes destinées à en connaitre ;
- La sécurisation des postes de travail des agents ;
- La mise en place d’un système de sauvegarde (back-up) ;
- La sécurisation physique des bâtiments hébergeant les Données Personnelles (vidéosurveillance, systèmes sécurisés d’entrée dans les bâtiments, isolement des installations sensibles qui disposent d’un équipement de système d’alarme périodiquement contrôlé) ;
- La sécurisation des matériels (dont l’accès n’est possible qu’avec l’usage d’un identifiant et d’un mot de passe) ;
- Le déploiement d’une chartre informatique au sein de la Mairie ;
- L’audit des systèmes d’information de la Mairie.
Par ailleurs, en cas de violation de Données Personnelles au sens de l’article 4 du RGPD affectant les Données Personnelles vous concernant (destruction, perte, altération ou divulgation), la Mairie s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données Personnelles, notamment auprès de la CNIL.
Quels sont vos droits sur les données personnelles vous concernant et comment les exercer ?
Vous disposez à tout moment de la faculté d’exercer auprès de la Mairie les droits prévus par la réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles, sous réserve d’en remplir les conditions :
- Droit d’accès : vous pouvez obtenir communication des Données Personnelles vous concernant faisant l’objet d’un Traitement ;
- Droit de rectification : vous pouvez mettre à jour les Données Personnelles vous concernant où faire rectifier ces Données Personnelles traitées ;
- Droit d’opposition : vous pouvez exprimer votre souhait de ne plus recevoir de communication commerciale ou demander que les Données Personnelles vous concernant ne fassent plus l’objet d’un Traitement ;
- Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression des Données Personnelles vous concernant ;
- Droit à la limitation : vous pouvez demander la suspension du Traitement des Données Personnelles vous concernant ;
- Droit à la portabilité : vous pouvez demander à récupérer les Données Personnelles vous concernant afin d’en disposer.
Ces droits peuvent être exercés en vous adressant :
- À l’adresse email suivante : dpd@Mairie-trappes.fr
- Ou à l’adresse postale suivante : Hôtel de Ville – Service Délégué à la Protection des Données, 1 place de la République – CS90544 – 78190 Trappes cedex
La Mairie s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de vos droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux (art. 12.3. du RGPD).
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07 ; tél. : 01 53 73 22 22).
Glossaire
Chaque terme débutant par une majuscule a le sens qui lui est donné ci-après :
« Destinataire » : Désigne le service ou l’entreprise ou l’organisme qui reçoit communication et peut accéder à vos Données Personnelles.
« Données Personnelles » : Désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
« Politique de confidentialité » et « Politique » : Désigne la présente politique décrivant les mesures prises pour le Traitement, l’exploitation et la gestion des Données Personnelles vous concernant et vos droits en tant que personne concernée par le Traitement. Ce document permet de vous informer sur les traitements de Données effectués par la Mairie.
« Responsable du traitement » : Désigne l’organsieme qui détermine les finalités et les moyens d’un Traitement (soit l’objectif et la façon de le réaliser).
« Traitement » : Désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des Données Personnelles.
« Violation de données à caractère personnel » : Désigne un incident de sécurité se caractérisant, de manière accidentelle ou illicite, par la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés de Données Personnelles.
« Sous-Traitant » : Désigne l’organisme qui traite des Données Personnelles pour le compte du Responsable de traitement.