| Traitements | Finalités (objet du traitement) | Catégories des données personnelles | Bases légales | Durées de conservation |
| Gestion des demandes de carte d’identité, passeport et visa | Mission d’accueil et d’Information sur les démarches ; Gestion des rendez-vous ; Gestion de l’instruction des demandes | Données d’identification Données biométriques Données relatives à la demande | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les demandes sont conservées le temps du suivi de la demande prolongée d’un délai 1 an. |
| Mise à disposition des administrés d’un service de gestion de la petite enfance | La Gestion de la petite enfance par la Mairie (préinscription jusqu’à l’inscription de l’enfant et exécution du contrat de crèche) Le service d’accueil des enfants Le suivi de la facturation | Données d’identification Données de santé (de l’enfant)Informations d’ordre économique et financière Vie professionnelle Vie personnelleDonnées de condamnations pénales et jugements | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique Consentement pour le droit à l’image | Les données personnelles sont conservées 3 ans à compter du départ de l’enfant au sein de la structure (dossier administratif) Pour les dossiers médicaux, ceux ci sont conservés jusqu’au 20 ans après le départ de l’enfant. |
| Gestion de la maison des parents et de la parentalité | Information, accompagnement et orientation des familles, parents et professionnels de la petite enfance. Organisation de rencontres, ateliers et consultations (dont un premier accompagnement psychologique). Suivi statistique des activités à destination de la CAF | Données d’identification Vie professionnelleDonnées liées à la situation familialeDonnées de santé | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données sont conservées 5 ans à partir du moment où les familles ne sont plus inscrites à la maison des familles et de la parentalité. |
| Programme de réussite éducative | Identifier et accompagner les enfants en difficulté via un parcours individualisé Faciliter la coordination entre les familles, les établissements scolaires, les professionnels de santé et les acteurs sociaux Assurer le suivi administratif, social et éducatif du programme Transmettre les bilans statistiques et financiers exigés par l’État ou les partenaires financeurs | Données d’identification Données relatives à la situation familiale Informations d’ordre économique et financière Vie professionnelle Vie personnelleDonnées de condamnations pénales et jugements | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique Consentement pour la transmission d’information entre professionnels accompagnant l’enfant | Les données personnelles sont conservées 5 ans après la clôture de l’accompagnement, sauf obligation légale ou contentieuse contraire. |
| Bureau d’information Jeunesse (BIJ) | Informer les jeunes sur l’orientation scolaire, les études, la formation, l’emploi, la mobilité, la citoyenneté, la santé, la vie quotidienne et les dispositifs publics existants et assurer le suiviAccompagner les jeunes dans leurs démarches administratives Mise à la disposition d’aides financières Gestion des inscriptions aux ateliers et évènements Communication et invitation à des évènements Production de statistique à des fins de pilotage communal | Données d’identification Données relatives à la situation du jeuneInformations d’ordre économique et financière Information professionnelle Vie personnelleDonnées administratives | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données personnelles liées aux demandes ponctuelles d’information sont supprimées après traitement ou archivées 3 ans. Les données personnelles liées aux dispositifs/bourses/séjours/aides financières de manière générale (liste) sont conservées 10 ans à compter de la mise en place du dispositif d’aide. |
| Gestion des inscriptions et activités des espaces jeunes | Gestion des inscriptions annuelles aux espaces jeunes (11-16 ans).Organisation et suivi des activités proposées (sur site et hors site).Facturation et gestion des paiements des activités.Respect des obligations légales (sécurité des mineurs, assurance, santé).Communication institutionnelle sur les événements jeunesse de la Ville | Données d’identification Données de santé Données administratives Informations d’ordre économique et financière | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique Consentement pour le droit à l’image | Les données personnelles intégrées dans le dossier administratif sont conservées 1 an après la fin de l’année scolaire. Les Données financières sont conservées selon les obligations légales comptables (10 ans). |
| Gestion administrative de la scolarité et des affaires scolaires | Inscriptions scolaires (maternelle – élémentaire)Communication avec les parentsLien avec les parents d’élèvesLien avec les directions scolaires | Données d’identification Données de santé Autres justificatifs pour dérogations | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données personnelles sont conservées pendant la durée de la scolarité de l’élève prolongée d’1 an. |
| Gestion du service périscolaire et extrascolaire | Gestion de la restauration scolaire et extrascolaire Gestion des transports scolaires Accueils et organisation des activités périscolaires et extrascolaires (centre de loisir, espace jeune, séjours) Gestion des pré-inscriptions, inscriptions et de la facturation desdits services. | Données d’identification Données de santé Informations d’ordre économique et financière Vie personnelle | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | La fiche citoyen est conservée durant toute la durée de la vie du citoyen au sein de la mairie de Trappes puis archivée. Les données demandées pour les séjours sont conservées 1 an maximum à partir de la réalisation du voyage |
| Mise à disposition et gestion des abonnements de parkings vélos sécurisés | Gestion et mise à disposition de places de stationnement vélos sécurisées. Gestion des abonnements et des accès au service pour les usagers. Suivi de l’utilisation des espaces de stationnement vélos. | Données d’identification Données liées à l’utilisation des parkings vélos | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat | Les données personnelles sont conservés pendant le temps de prescription légale. |
| Gestion des attestations d’accueil des étrangers | Instruction et suivi des demandes d’attestations d’accueil. Vérification des informations fournies et des conditions d’accueil. Contrôle du respect des règles applicables au séjour des étrangers en France | Données d’identification Données administratives Informations d’ordre économique et financière | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données personnelles liées à ce dispositif sont conservées 10 ans à compter de la demande. |
| Défense des locataires | Réception et suivi des signalements de difficultés rencontrées par les locataires Accompagnement des locataires dans la constitution de dossiers Échanges avec les bailleurs pour le règlement des problématiques.Soutien technique aux amicales de locataires ou collectifs d’habitants dans le contrôle des charges et leurs démarches auprès des bailleurs. | Données d’identification Données administratives Informations d’ordre économique et financière | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique Pour les procédures relatives à l’hygiène et l’habitat le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale | Les données sont conservées le temps de la procédure prolongées de 3 ans supplémentaires |
| Enregitrement et suivi des attributions du logement social | Accompagner les demandeurs dans la constitution de leur demande de logement socialCréer et gérer le numéro unique de demandeur de logement social via le Service National d’Enregistrement (SNE)Instruire et mettre à jour les dossiers de demandeAider à la sélection des candidats lorsqu’un logement se libère Faciliter la communication entre les différents acteurs Gestion des recours au titre de la loi DALO | Données d’identification Données administratives Informations d’ordre économique et financière Données de santé Données professionnellesDonnées relatives à des condamnations pénales ou infractions | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique Dans certains cas, le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale | Les données sont conservées maximum 1 an et archivées selon la réglementation nationale applicable |
| Signalement de logements indécents et gestion des permis de louer | Réception et suivi des signalements de logements indécents ou insalubresConstatation des anomalies et transmission d’un rapport aux bailleurs et aux famillesÉtablissement de mises en demeure et, en cas de persistance, de procès-verbaux transmis au tribunalGestion des échanges avec les bailleurs sociaux et privésSuivi des procédures administratives et judiciaires relatives aux logements indécentsInstruction et délivrance du permis de louer (ou de la déclaration préalable), en prévention de la mise en location de logements indécents. | Données d’identification Données administratives | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique Dans certains cas, le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale | Les données sont conservées durant le temps de la procédure et archivée pendant 3 ans. |
| Gestion des inscriptions et évènements sportifs | Gestion des inscriptions aux stages de petites vacances à l’École des Sports Organisation des activités sportives annuelles Gestion des accès à Trappes Plage Organisation d’événements sportifs municipaux Envoi de communications liées à la mairie Enquête de satisfaction | Données d’identification Données scolairesDonnées relatives aux enquêtes de satisfaction Données de santé | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données sont conservées maximum 5 ans (de manière générale 15 mois pour les activités) Les données relatives aux enquêtes de satisfactions sont conservées 1 an maximum |
| Gestion de la Communication de la Ville | Formulaires d’inscription à des événements Réception et gestion des formulairesCommunication ciblée auprès des usagersAnalyse et statistiquesPublication et information généraleMise à jour du site internet institutionnel et diffusion sur les réseaux sociauxUtilisation de cookies et autres traceurs sur le Site | Données d’identification Données de connexion | Le consentement est demandée pour l’inscription volontaire à des évènements via les formulaires et certaine catégorie de cookie et autres traceurs Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique (communication institutionnelle et information des citoyens) | Les formulaires sont conservées 3 ans à compter de la réception. Les numéros de téléphone extraits pour communication sont conservés uniquement durant la campagne. Les données personnelles émises des cookies sont conservées au maximum 13 mois à compter de leur dépôt |
| Gestion du fichier électoral communal, des élections communales et mise à jour du Répertoire Electoral Unique (REU) | Gérer les inscriptions, radiations et modifications des électeurs dans le cadre des élections politiquesMettre à jour en continu le Répertoire Électoral Unique (REU) tenu par l’INSEEÉditer les listes électorales pour les scrutinsRemettre les listes aux candidats et partis selon les obligations légales.Assurer la régularité des scrutins (bureaux de vote, émargement, procurations…)Organisation des scrutins | Données d’identificationDonnées électoralesDonnées liées à l’affiliation politique (candidats) | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données électorales sont conservées jusqu’à 5 ans après la radiation du fichier électoral communal, en cohérence avec la durée de conservation dans le REU. Les istes électorales sont archivées selon les règles des archives publiques. |
| Inscription aux services municipaux | Permettre la création et la gestion d’un espace personnel pour les usagers (création du foyer, espace citoyen)Gérer les inscriptions et suivis pour : les écoles publiques de la commune, les activités périscolaires ,la restauration scolaire, les séjours vacances ou autres services liés à l’enfance.Calculer le quotient familial pour la tarification socialeAssurer la facturation et le suivi de la consommation des services municipauxFaciliter les échanges entre les familles et les services municipaux via un guichet numérique | Données d’identification Données de connexionDonnées de santé Informations d’ordre économique et financière Situation personnelle Données liées à l’enfantVie professionnelle | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | La fiche citoyen est conservée durant toute la durée de la vie du citoyen au sein de la mairie de Trappes puis archivée. Les données de facruration et comptabilité sont conservées 10 ans. Les données de connnexion sont conservées 12 mois. |
| Gestion de la comptabilité générale | Assurer le suivi de la comptabilité de la collectivité Émettre les titres de recettes (factures, redevances, etc.). Suivre et recouvrer les impayés Aide dans l’élaboration des états financiers et de suivi budgétaire | Données d’identification Historique des relances et recouvrements Informations d’ordre économique et financière Situation personnelle Données administrativesDonnées judiciaires | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les Données financières sont conservées selon les obligations légales comptables (10 ans). Les données relatives aux contentieux sont conservées 5 ans à partir de la clôture de la procédure ou extinction de la dette. Les données sont archivagées selon les règles du Code du patrimoine et du référentiel de conservation de la commune. |
| Gestion de l’urbanisme et de l’aménagement | Instruction des demandes d’autorisations d’urbanisme (permis, déclarations préalables, certificats, enseignes). Gestion administrative et suivi des dossiers (échanges, décisions, archivage). Contrôle de conformité des constructions et usages du sol. Gestion des recours et contentieux liés aux autorisations d’urbanisme. Mise à disposition des documents d’urbanisme et consultation des données cadastrales. Gestion foncière et fiscale (cessions, acquisitions, DIA, taxe locale, patrimoine). Suivi des projets d’aménagement du territoire et opérations urbaines. | Données d’identification Informations d’ordre économique et financière Vie professionnelle Données relatives à la propriété | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | La base de données géographiques est mise à jour régulièrement, et au minimum chaque année. Les durées de conservation sont établies par les Durée d’Utilité Administrative (DUA). |
| Gestion des concessions et opérations funéraires | Gestion des concessions funéraires (suivi, renouvellement, abandon, registres)Gestion administrative des personnes inhumées et des ayants droitLocalisation et suivi des sépultureSuivi des travaux, factures et opérateurs funéraires.Mise à jour des données et référentiels funéraires | Données d’identification (ayants droits )Données professionnelles (opérateurs funéraires) | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Pompes funèbres : autorisation délivrée par le maire (inhumation, exhumation, dispersion des cendres, dépôt et retrait des urnes funéraires, embaumement, crémation, etc.) la Durée d’Utilité Administrative de 10 ans à compter des demandes. |
| Gestion de l’Etat civil et recencement militaire | Gestion des actes et registres d’état civil (création, mise à jour, conservation et consultation). Délivrance de copies et extraits d’actes d’état civil. Transmission d’informations aux organismes habilités. Organisation des mariages et PACS. Édition de certificats (parrainages civils, noces d’or et de diamant). Transmission de données réglementaires (vaccination, recensement militaire, listes électorales). | Données d’identification Données relatives à l’acte d’Etat civilVie personnelle Vie personnelleDonnées de connexion | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les Registres de l’état civil sont conservées 100 ans à compter de leur clôture. Passé le délai de 100 ans, les registres des communes sont conservés selon les règles fixées par le code général des collectivités territoriales. |
| Gestion des demandes des usagers (prise de rendez-vous, renseignement,…) | Réception et traitement des demandes des usagers (courrier, téléphone, numérique). Gestion et suivi des demandes et réponses apportées. Gestion documentaire (modèles, ressources internes). Organisation des rendez-vous et suivi des prises en charge. Information et orientation des usagers. | Données d’identification Vie personnelleDonnées de connexionDonnées relatives à la demande de l’usager | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données sont conservées 1 an à compter de la prise en compte de la demande. |
| Gestion des caméras embarquées par la Police Municipale | Prévention des incidents lors des interventions de la police municipale. Constatation des infractions et collecte des éléments de preuve. Formation et accompagnement pédagogique des agents | Données enregistrées par les caméras mobiles (identification, santé,etc) | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données sont conservées 6 mois à compter du jour de leur enregistrement, hors le cas où des enregistrements sont utilisés dans le cadre d’une procédure judiciaire, administrative ou disciplinaire. |
| Police Municipale | Gestion des missions de police municipale confiées par le maire. Prévention et surveillance du bon ordre, de la tranquillité, de la sécurité et de la salubrité publiques. Application des arrêtés municipaux dans le cadre des missions de prévention. | Données d’identification Données relatives à l’intervention de Police Municipale | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les données personnelles sont conservées pour une période de trois ans à compter de leur enregistrement. |
| Gestion de la Vidéoprotection | Prévention et constatation des atteintes aux biens et aux personnes. Sécurisation des espaces publics et des bâtiments communaux. Appui aux interventions des services compétents en cas d’incident. Contribution à l’identification et à la résolution des infractions. | Données d’identification Données relatives aux images captées par la vidéoprotection | Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique | Les donnés sont conservées : 1 mois (sauf procédure judiciaire en cours). |
| Gestion des pré-contentieux et contentieux | Gestion et suivi des contentieux impliquant la commune. Instruction et traitement des dossiers précontentieux et contentieux. Suivi des procédures et échanges avec les parties prenantes (avocats, juridictions, partenaires). Défense des intérêts de la collectivité. | Données d’identification Données judiciaires et de condamnations Vie professionnelleVie personnelleToutes données pouvant servir dans le cadre d’un pré-contentieux et contentieux | Intêret légitime de la commune de défendre ses droits en justice | Les données traitées pour gérer un précontentieux sont intégrées en archivage intermédiaire dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante, augmentée d’une année (DUA) |
| Gestion et protection du système d’information de la Ville | Sécurisation du système d’information et protection contre les menaces internes et externes. Collecte, analyse et conservation des journaux d’événements (logs). Supervision et détection des incidents de sécurité. Surveillance des accès, flux et connexions aux ressources informatiques. Prévention de la cybercriminalité et de la fraude. Contrôle du bon usage des outils et ressources informatiques. | Données d’identification Données de connexionDonnées relatives aux traces et logs Données professionnelles (agents) | Intêret légitime de la commune de protéger son système d’information | Les données sont conservées pendant 12 mois maximum hors contraintes légales et réglementaires particulières imposant des durées de conservation spécifiques, sauf procédure judiciaire (conservation le temps de la procédure). |
| Gestion des demandes d’exercice des droits (RGPD) | Réception et suivi des demandes d’exercice des droits des personnes. Vérification de l’identité des demandeurs si nécessaire. Instruction et traitement des demandes (accès, rectification, effacement, opposition, etc.). Coordination avec les services concernés pour apporter une réponse. Traçabilité et respect des délais réglementaires. Gestion des réclamations et contentieux liés aux droits des personnes. | Données d’identitfication Données relatives à la demande | Le traitement est nécessaire pour répondre à une obligation légale | 5 ans à compter de la réception de la demande |
